ХАТТАМА - бұл ұйымдарда, мекемелерде, кәсіпорындарда қаралған жиналыс, отырыс, кеңестің болған жерін, өткізудің мақсат-міндетін, уақытын, қатысушылардың құрамын, жасалған баяндамалардың мазмұнын, сөйлеушілер мен қаралған мәселелер бойынша шешімдерді жазып отыратын ресми құжат.
Мәжілісхат қысқа ғана мазмұнды немесе кең көлемді болуы мүмкін. Оның көлемі жиналыста қаралған мәселедердің мән мазмұнына байланысты.
Мәжіліс (кеңес,жиналыс) дайындауда алдын-ала жұмыстар жүргізіледі. Олар мекеменің жұмыс жоспарымен (уақыты көрсетілген, қаралатын мәселе анықталған) сәйкес жүргізіледі. Жиынның күн тәртібі бір апта, кейде одан да көп уақыт бұрын жасалады. Онда талқыланатын сауалдар тізімі көрсетіледі.
Бұйыру іс қағазының құрылымдық бөліктеріне немесе басшы қызметкерлеріне жүктеледі. Жауапты адамның аты-жөні іс қағазының соңғы пунктінде көрсетіледі. Басшы адамдардың қадағалауы жауапкершілікті арттырады.
Мәжілісхаттың құрама бөліктері:
1. Қағаздың орта тұсына құжаттың аты, рет саны (қатар нөмірі) жазылады.
Мысалы:
Хаттама
..........................................№.................................
2.Оның астынан мекеменің, ұйымның, оқу орындарының т.б. аты жазылады.
Мысалы:
ОҚМУ-нің филология факультеті ұжымының мәжілісі.
3. Қала (ауыл, аудан орталығы т.б.) аты, жиналыс (мәжіліс, кеңес) болған күні,айы, жылы жазылады. Мысалы:
Шымкент қаласы 12 наурыз 2000 жыл.
4. Жиналыс басқаруға сайланған төраға мен хатшының аты-жөні жазылады.
Мысалы:
Төрағасы: ..........................
Хатшысы: .................................
5.Оның төменгі жағынан қатысқан шақырылған адамдардың тізімі (саны) жазылады.
Мысалы: 1) факультет деканы: ..........................
(аты-жөні)
2)
3)
6. Күн тәртібіндегі мәселелер берілді.
Мысалы:
1) Курс аралық
өнер конкурсының қорытындысын
шығару тыңдалды: Тасболатов Б.М...........................
баяндаманьщ тексі қоса беріліп отыр.
2) Сөйлегендер:
С.А.Махатова...............сөздің қысқаша жазбасы
А.Б.Ералина ..............................
