Дипломдық жұмыс: Библиография | Ұйымдағы құжат және құжат жүйесінің мәні

Мазмұны

КІРІСПЕ........................................................................................................


І тарау. ҚҰЖАТ ЖӘНЕ ҚҰЖАТ ЖҮЙЕСІНІҢ ОРНЫ МЕН РӨЛІ

1.1.Құжат түсінігі мен мақсаты...................................................................


1.2.Құжат жүйесінің мәні мен маңыздылығы............................................


ІІ тарау. АЛМАТЫ ҚАЛАСЫ ТҮРКСІБ АУДАНЫ ӘКІМІ АППАРАТЫНЫҢ ҰЙЫМДЫҚ ҚҰЖАТЫНЫҢ МАҢЫЗЫ


2.1.Түрксіб ауданының әкімі мен әкім орынбасарлары, әкім аппараты басшысы арасындағы міндеттерді үйлестіру............................................


2.2.Әкімшіліктегі басқару құжаттары жүйесін ұйымдастырудың құқықтық құжаттары...........................................................................................................

ІІI тарау. АЛМАТЫ ҚАЛАСЫ ТҮРКСІБ АУДАНЫ ӘКІМШІЛІГІНІҢ ҚҰЖАТ ЖҮЙЕСІНІҢ ЕРЕКШЕЛІГІ

3.1. Әкімшіліктегі жүргізілетін құжат түрлері мен құжат жүйесінің ерекшелігі...........................................................................................................
3.2. Әкімшілік құқық, құқықтың саласы ретінде және ғылым ретінде......
Кіріспе

Қазақстан республикасында тәжірибемен тұжырымдалған жасалатын және қолданылатын құжаттарға деген жауапкершілікті шектейтін бірыңғай заңды орган жоқ. Бұл жауапкершілік атқаратын қызыметтеріне байланысты бірқатар мемлекеттік басқару және билік органдарына үйлестірілген. Ал арнайы осы органдарды құжаттандыру жүйесіне келетін болсақ, ол әрбір саланың министрліктері мен ведомстволарына жүктелген. Бұл министрліктер мен ведомстволар басқа да салаларды қамтитын нормативтік құжаттарды қабылдауы мүмкін. Кез келген ұйым немесе мекемеде және басқада да олардың құрылымдық бөлімшелерінде құжаттандыруды атқару үшін Республикада енгізілген нормативтік құқықтық актілер ескеріледі. Себебі құжаттандыруды және іс жүргізуді айналасын арнайы қабылданған, заңмен бекітілген нормативтік құқықтық актілерге байланысты атқарған жөн. Жалпы құжаттандыру дегеніміз басқару саласындағы қызметтерінің құжатталуы бойынша мәселелерді реттеуші. Құжаттану қолжазба немесе арнайы тасымалдаушыға түсірілген ақпараттар мен қамтамасыз ету болып табылады.
Мен «Ұйымдағы құжат және құжат жүйесінің мәні» тақырыбында жазған диплом жұмысымның негізгі мақсаты қоғамда басқаруды құжатпен қамту қандай болмасын салада, әсіресе өндірістік-шаруашылық жүйесінде, мемлекеттік және жеке меншік ұйымдарда құжат және құжат жүйесінің орны мен рөді өте жоғары екенін терең қарастырдым.
Қазақстан өз мемлекеттік тәуелсіздігіне ие болғаннан кейін егемен мемлекет пен оның азаматтарына тірек болған, ьарша құқықтық негіздер құрылды. Мемлекетті басқару, экономика, әлеуметтік саяси өмір, қорғау сыртқы саясат ал салаларын реттейтін көптеген заңдар мен жарлықтар қабылданып, жүзеге асырылуда. Бірнеше жыл дербес өмір сүру нәтижесінде Қазақстан Республикасында көптеген заңдар, нормативтік құқықтық актілер қабылданды. Барлық қабылданатын заңдардың басқа да нормативтік құқықтық актілердің басым көпшілігі тікелей немесе жанама түрде азаматтарға жеке адамдарға туғаннан бастап қатысты болады.
Құжаттандыру өзінің пайда болуынан бастап осы кезге дейін мемлекеттік мекемелерді құжаттық қамтудың нәтижесінде негіздерін атқарып келеді. Құжаттандыру басқаруды қамту қызметтеріндегі ерекше бір сала бастады. Ал құжаттандырудың негізгі яғни іс қағаздарын жүргізу. Іс қағаздарды өздерінің сипаты және маңызы жағынан ерекшеленеді. Мәселен, мемлекеттік маңызы бар құжаттандыруға Қазақстан Республикасының жазба түрінде берілген заңы болып табылады. Қазақстан Республикасының дерективалық шешімдері басқару іс қағаздарының көптеген түрлері бар.





І тарау. Құжат және құжат жүйесінің орны мен рөлі
1.1. Құжат түсінігі мен мақсаты
Халықаралық ұйым құжат ұғымын негіздеп бір қалыпқа келтіреді құжаттардың ресми түрде негізделген түсініктемесі келесі ұйымға бекітіледі.
1. Құжат дегеніміз ақпараттық іс-әрекетінің нәтижесінде пайдаланылатын бірлік болып табылады, не болмаса жазылған ақпарат. 2. Құжат дегеніміз материалдық объект болып табылады. Яғни адам ақпаратты уақыт және кеңістікте жеткізу үшін арнайы бір тәсілдер ойлап тауып алып ақпаратты жеткізетін дәрежеге жетті. 3. Материалдық объект, яғни арнайы бір тәртіппен рәсімделіп және заң арқылы сәйкестіріліп жазылатын ақпарат болып табылады. Құжат ұғымы латынша «dokumentum» сөзінің сабақ боларлық үлгі айғақ деген мағынансын береді. Құжаттың барлық қолданыс жағы ескеріліп, құжат ұғымының бірнеше мағына беретініне көз жеткізіледі. Шын мәнінде полифункционалдық сипаттағы құжаттың бұлай болуы да заңдылық.Сонымен біріншіден құжат – объективті шындықты және адамның ойлау қызметін түрлі әдістермен мәтіндік, суретті, дыбыстық және тағы басқа құжаттауды материалдық нәтижесі,екіншіден, құжаттың заңдық күшіне сәйкес ондағы бейнеленген нәрсенің заңдық тұрғыдан дәлелдеу құралы және әдісі, үшіншіден, құжатта бейнеленген фактілер, құбылыстар, оқиғалар туралы мәліметтерді сақтау құралы және әдісі, төртіншіден, тарихи мәліметтердің деректері. Сондай-ақ құжат мәдени ескерткіш және түрлі әдістермен ақпаратты бейнелейтін материалдық зат та болып табылады. Құжат ұғымының мәнін ашу құжаттарды жіктеуді неден бастау керек және оның барысында нені ескеру қажеттігіне мүмкіндік береді. Жеке құжаттардан құралатын құжаттар жиынтығы. Жиынтықтан қалыптасқан құжаттама жүйесі құжаттарды атқаратын функциялары да ескеріледі. Құжаттарды мақсаты шығаруы қызметі тағы басқа оларды жіктеу барысында басты факторлар болып табылады. Жіктеудің негізіне алатын мәнді белгілер құжаттарды сипаттайтын қасиеттерден туындайды. Демек құжаттарды мақсатынан бастап қызметін атқаруын аяқтағанға дейін барлық қасиеттері сипатталады. Сипаттау жеке құжатқа құжаттар жиынтығына құжаттама жүйесіне де ортақ құжаттарды жіктеуде жеке құжат тұрғысынан емес, жалпы құжаттама жүйесінің тұрғысынан келеді. Сипатталатын құжаттама жүйелеріне ортақ нәрсе оларды ұйымдастыру нақты ұйым кәсіпорын мекеме көлемінде алынады. Олардың басым көпшілігінде ортақ мұрағат кадр бөлімі бухгалтерия тәрізді ақпараттық қорлар бар. Құжат ұғымы құжаттандыру жүйесінде негізгі фундаменті болып табылады. Себебі, олар әрбір заттың негізін ұғындырады. Сонымен қатар, қоғамдағы болып жатқан өзгерісті практикалық тұрғыдан құралып бір нәрсе бекітіліп, жинастырылып, оларға аналитика – синтез өңдеу жүргізіледі, сақтауға, іздестіруге жариялауға, пайдалануға мүмкіндік туғызады. Аналитикалық-синтетикалық өңдеу дегеніміз адам бір ақпаратты хабарлап, өзінің ойлау қабілеті арқылы таңдау жүргізіледі және оны өңдейді. Нәтижесінде ақпарат аналитика-синтетикалық өзгерістер нәтижесінде қабылданып бір тасымалдаушыға бекітіліп, егер де оны құжаттандыру қажет болмаса оң қатар құжат ұғымы қоғамда жан-жақты пайдаланылады. Қандай да болмасын салада құжат ұғымына көзқарас қалыптасады. Тіпті оның бірнеше салалы мағынасы бар айталық келесі ғылыми бағытта құжат ұғымы әртүрлі қабылданады. Ақпараттық жүйелер басқару саласында тарихи дерек ретінде архив ұғымында тағы басқа сол сияқты. Сондықтан құжат ұғымының жалпы негізін зерттейтін арнайы ғылыми бағыт негізінде құжат ұғымы термині қалуы жақын арада пайда болды. Осы сұрақты зерттеуші арнайы дайындалған мамандар Ресейде, Францияда, Венгрияда қаллыптасты. Ресей мамандарының бір таман дегендерді атауға болады. Бұлар әйгілі материалдар аталып салысқандар. Негізінен құжаттар ұғымы латын тілінен шыққан ол «dokumentum» деп жазылады. Яғни үлгі және бір нәрсені дәлелдеуші деген ұғымға сәйкес келеді.

Ал сөйлемнің түбірі оқыту, оқу «dokumentum» ұғымын аңғартады. Негізінен өздерінің түп тамыры индоевропалық көне тілінде шыққан яғни бір нәрсені жеткізіп беру және оны қабылдау ұғымының аңғартқан біртіндеп сөздердің түбірі «dok» «doke» деген сөзімен алмастырылады. Яғни ол толқынды қимылын, оқытылатын және біртіндеп құжаттың анықтамасы жазылатын ақпарат деп делінген және құжаттық процесте бірлік ұғымына пайдаланылады. Бұл ұғым дүниежүзілік стандарттың ұйымға төрт ұғым кіреді. Бірінші ұғым дүниежүзілік библиотекалық федерациясының қоғамы, ал екінші ұғымы дүниежүзілік құжаттанудың қоғамы үшінші дүниежүзілік архив кезеңі, төртінші дүниежүзілік интеляциясының жеке меншік қоғамы дүниежүзілік стандарттық қоғамның ұйымы барша, ақпарат қандай да болмасын тәсіл мен жазылу мүмкіндігін яғни тек қана жазу белгісімен емес, сонымен қатар бейнелеу, дыбыс және тағы сол сияқты. Сондықтан жалпы Қазақстанда ресми тұрғыда, құжат ұғымына қатысты мемлекеттік стандартта үш мағына бар.
Бірінші Мемлекеттік стандарт құжат жазылған ақпарат, яғни ақпараттың іс-әрекетте бірлік единиция деген ұғымды қамтиды.
Екінші Мемлекеттік стандарт құжат бір материалдың объекті ақпараттың тасымалдауға бекітіліп, яғни адам ойлап тапқан әдіспен уақыт және кеңістікте жеткізу үшін арналған.
Үшінші Мемлекеттік стандарт құжат бұл арнайы материалдың объектісі, онда бекітілген түрді ақпаратты жазылған және заңға сәйкес, құқықтық мағынасы бар арнайы талапқа сәйкес өңделіп жазылған құжатты жүргізу тәсілін зерттейтін арнайы талаптарға сәйкес өңделіп жазылған. Құжаттардың жүргізілу тәсіілін зерттейді, яғни неге жазады, қандай да затқа жазады, немен жазады және жазудың даму кезектерін зерттейтін арнайы ғылыми пән полеография деп аталады. Жылдам жазу әдістемесі – скоропис деп аталады. Құжат анықтамасы барлық нормативтік құжаттарға тән құжат анықтамасы тарихи, архив, оқулық ұғымына сәйкес. Құжат басқару құжаттарын қамту толық қамтиды. Термин жүйесінде құжат ұғымын толықтыруға Бельгия ғалымы Поль Отле болып саналады, 1868 жылы туылып, 1941 жылы қайтыс болады.
Сонымен қатар, онымен бірге еңбек еткен Анри Лафонтенмен бірге қосылып құжаттама теориясын негіздейді. Құжаттама теориясын зерттеу халықаралық библиографиялық институтында жүргізіледі. Жалпы институт Бруссель қаласында құрастырылған. Біртіндеп келе халықаралық құжаттама институты болып құрылады. Сонымен, дүниежүзілік құжаттама конгресінің шешімі болып табылады. Парижде институтының базасының деңгейінен халықаралық құжаттама федерациясында құрылды, мемлекеттік федерациясының дамуында документация дүниежүзілік құжаттама федерациясы осы тұста халықаралық құжаттама федерациясы үкіметтік емес халықаралық ұйымның білі болып саналады.
Сондықтан оның құрамына алдынғы қатарлы ақпараттық орталықтар, кітапханалар кіреді. Негізінен бұлардың жұмысы құжаттандыру мен ғылыми техникалық ақпараттарға теориялық және методикалық зерттеулер жүргізіледі. Международный форум по информации и документации. Алғашқы рет ғылыми айналымға құжат ұғымын толығырақ ұсынуды қажет деп түсінді. Оның негізгі еңбегінде басылып шықты. Ол «трактат о документации» деп аталады. Құжат ұғымын П.Отле бірнеше салаға бөледі. Кітап томдары, брошюралар, журнал, мақала, карта, диограмма, партретте стандарттық мәлімдеме, фонография ақпаратты жалған дыбыс және деопозитпен киномонтографиялық фильмдер. Сонымен отель алғаш рет құжаттардың типтік жүйеленуіне комплекстік кезінде қалыптасады. Яғни құжаттардың мазмұны және формасы толық айқындалады, ал ғылым құжатының барлық жиынтығын үш топқа бөледі.
1. Библиографиялық құжаттар оның құрамына жазу өнімдері және басылымдары кіргізіледі. Олардың брошюра монографиялық ат серік ғылыми паракталар энциклопедия, сөздік және арнайы басылымдар енгізілді. Сонымен қатар жоғарыда аталған библиотекалық құжаттардың қатынастар мен мәлімдемелерде озуын маңдайша белгілер, билеттер жататын болады.
2. Графикалық құжаттар яғни мәтіні көрсетілген құжаттар картографиялық құжаттар сурет құжаттар ноталар енгізіледі. Тіпті суреттелген құжаттың өзі ішкі жүйемен қалыптасады. Эстам, гравюра, открытка тағы басқа сол сияқты. Сонымен қатар екінші топтағы құжаттардағы фотосуреттер монеталар медаль мөр енгізіледі.
3. Оған дискілер, фонограммалар кино фильм, сонымен қатар радио ақпараттары таратылатын ақпараттар, құжаттар кіргізіледі.
Бертін келе тұжырымдай келе П.Отле ғылыми айналымға құжаттардың келесі мағынансын бекітеді. Қандай да болмасын ақпарат деректің көзі. Адамдардың ойын жеткізу білім міндетті түрде уақыт және кеңістікте жеткізіледі. Оны құжат деп санауға болады. Құжат болып қандай да болмасын материалдық объект ақпараттарды жазса және адам оны коллекция ретінде жинақтаса оны де құжат деп тануға болады. Адамдардың іс-әрекетінде жасалған табиғи емес заттар айталық музейдегі жинақтар. Құжат ұғымы терминнің қалыптасуы осы жақында ғана пайда болған. Енді осы құжат ұғымын реттеуші арнайы дайындайтын мамандар Ресей, Франция негізінен құжатұғымы латын тілінен шыққан. Үлгі және бір нәрсені дәлдеуші деген ұғымға сәйкес келеді. Құжат ұғымы орыс мәдениетінде петр І-шісінің кезінде қалыптасты, ал олар болса, поляк және неміс тілінен өз қажеттілігін керегіне жаратты. Францияға келетін себебі ақпаратты уақыт және кеңістікте жеткізе отырып, тіпті алмастыруға мүмкіншілік туғызады. Әлеуметтік коммуникацияда пайдалану үшін арнаулы яғни құжаттарды адамдар коммуналдық мақсат үшін әдейі ойлап тапты. Негізінен құжат оларға қажетті функциясын атқарады және оған қоғамның өзі тудырады.
Сондықтан құжаттың ақпараттық көптеген функциялық рөлі бар. Құжаттың функциясы дегеніміз оның қоғамдық рөлі әлеуметтік қажеттілігі мақсаты және мәселесі. Сондықтан құжат негізінен функциялық объект болып табылады және бір-бірімен тағы байқалады. Әлеуметтік функциясының атқаратын әлеуметтік функциясының барлығы үш топқа бөлінеді. Бірінші топ топқа бастапқы, екінші топ жалпы, үшінші топ арнайы құжаттың бастапқы функциясының ол ақпаратты сақтап және уақыт ен кеңістікте жеткізу рөлі. Жалпы функциясы коллективті байланысының кумулятивті және жалпы ақпараттық ролі болып табылады.
Егер де ақпараттық функциясы деп атайтын барлық құжаттың қоғамды ақпаратты қамтуы, яғни құжат ақпараттық көзі білімінің көзі деп ұғынуға болады. Құжаттың ақпараттық критериі оның ақпараттық толықтығынан, яғни ақпараттың соңы және деп ұғынуымыз керек. Айталық кішігірім құжатта ақпарат толық және көп болса ол сапалы. Құжаттың 1 коммуналдық функциясы адамдардың қарым-қатынасында ақпараттық жабдық ретінде бір нәрсені жеткізу, алмастыру байланыс жүргізу қарым-қатынаста болу ұрпақтан-ұрпаққа жеткізу яғни құжат осы тұрғыда адамдардың қарым-қатынасын біріктіріп, аттардың коммуналын орындайды, кумулятивтік функция ақпараттардың құжжиынтықтауы реттеуі, толықтыруы деп ұғынуға болады.
Себебі, сонымен ақпарат мәлімдеме мазмұн және материалдық сақтаушы екеуінің арасында өте тығыз байланыс бар және осыған сәйкес арнайы термин қолданып отырамыз. Ол құжаттық құжаттаған ақпарат деп аталады. Яғни ақпаратты уақыт және кеңістікте жеткізу үшін орындалады яғни құжат көп функциясындағы объект, себебі ол қоғамның ақпарат және білімде қажет ететін қамтиды және құжаттың негізгі ақпаратының рөлі ақпаратының көзі, негізгі ретінде әлеуметтік құжаттық коммуникация рөлін атқарады, құжаттың жүйелік құрамы яғни оның элементтері мен жүйесінің тығыз байланыстылығы. Ол құжаттың негізгі сипатының сақтайды қамтиды, тіпті қандай да болмасын ішкі және сыртқы өзгерістер болсадағы.
Типтік құрылымы қандай да болмасын құжатқа тән және ол құжаттың ерекшесіне сәйкес арнайы стандарттар ерекшеліктер арқылы бекітіледі. Сонымен қатар тек қана қандай да болмасын өзіне тән ішкі құрамы бар мыс; өтініш және бұйрық жоғарыда аталған сипаттың барлығы нәтижесінде құжат ұғымында аса маңызды орнын алды және қоғамның құжатқа жүктелген міндетін атқаруға жеңілдік туғызады.
Сонымен қатар олардың арасы бір-бірімен өте тығыз байланысты егер де бір жүйе болмаса онда құжатты пайдалану, сақтау, құжат ақпараттық жұмыс жүргізу мүмкін емес. Қазақ тілінің мемлекеттік тіл ретінде қызымет етудің алғы шарттарының бірі – оның қоғамдық өмірінің әр алуан саласында қызымет етуі және соған орай құжаттардың қазақша жүргізілуі. Құжаттардың тілі бір жүйеге түсіп стильдік жағынан қалыптасып мемлекеттік ресми құжаттардың барлығы алдымен қазақ тілінде жазылмай, барлық құрылымдағы құжаттар қазақ тілінде жүргізілмей қазақ тілінің қолданыс аясы, қызымет қарымы өрісін кеңейте алмайды.
Құжаттарды қоғам өмірінде үлкен қызымет атқарады. Құжаттардың саяси, тарихи, құқықтық, экономикалық маңыздылығы өте зор. Мемлекет, республика, қала, кәсіпорын, ұйымдар мен мекемелердің, кәсіпорындардың қызмет етуі барысында шығарған түрлері шешімдері, басқару істері, атқарған қызметтерді құжаттарынан айқын көрінеді. Сондықтан халық шаруашылығын басқаруды жетілдіру, оны ұйымдастыру деңгейін көтеру онда құжаттармен жұмыс істеудің қаншалықты ғылыми негізделгеніне тікелей байланыты. Құжаттарды жүргізу-басқару процестерінің ажырамас бөлігінің білі болып табылады. Мемлекеттер арасындағы ақпарат алмасу хат, жедел хат, телефон хат сияқты құжаттар арқылы іске асырылады. Үкіметтің басқару істері жарғы, қаулы, нұсқау, ереже, бұйрық сияқты құжаттар арқылы жүргізіледі. Құжаттардың жүргізілуі мекеме жұмысының нақты құжаттарымен, дерекетерімен реттелген, дәйектелген жүйесі.
Құжаттану дегеніміз кез-келген мекеменің қызметінің, әрекетін көрсететін құжаттарды жасау, толтыру. Бұған дейін құжаттармен жұмыс та мекеме ішінде дайындалған құжаттармен жұмыс та сырттан келген құжаттармен жұмыс та сондай-ақ оларды қабылдау, тіркеу, ол бойынша жұмыс істеу, орындалуын бақылау, құжаттарды қолдануға дайындау архивке дайындау сияқты толып жатқан жұмыстар кіреді. Адамдар өмірін де құжаттармен тікелей байланысты. Адам дүниеге келгенде оған алғашқы құжат-тууы туралы куәлік жазылады. Он алты жасқа келгенде жеке басын растайтын құжат – жеке куәлік алады. Мектепті бітіргендегі – орта білім туралы аттестатпен расталады. Жоғарғы оқу орнына түсу үшін түрлі үлгідегі іс қағаздарын жазады. Жоғарғы оқу орнын бітірген шақта диплом беріледі. Жұмысқа орналасу барысында да арыз, резюме, жеке іс парағы тағы басқа қағаздарын жазады. Ал еңбек жолын бастағандығын куәландыру үшін еңбек кітапшасын жазады.
Өмірдің түрлі жағдайында сенімхат, қолхат жазуға, еңбек кітапшасын жасауға, өмірбаян мен мінездеме жасауға, жеделхат, телефонға, факс жіберуге тура келеді. Құжаттарды қазақша жүргізу – пән ретінде жоғарғы