Дипломдық жұмыс: Библиография | Қазіргі кезеңдегі басқару құжаттарының құрастыру мен ресімдеу талаптары

Мазмұны

Кіріспе....................................................................................................................
I- тарау. Басқару құжаттарын құрастырудың ерекшеліктері.
1.1. Құжаттарды толтыру және топтастыру.............................................. ........
1.2. Құжаттарды құрастыру................................................................................
II-тарау. Құжаттарды рәсімдеу – іс жүргізудің негізі.
2.1. Құжаттарды рәсімдеу тәртібі мен Құжаттардағы міндетті реквизеттер..
2.2. Басқару және жеке құжаттарының рәсімделуі мен құжат мәтініне қойылатын талаптар........................................................................................ ....
III-тарау. Оңтүстік Қазақстан облысының Шардара ауданындағы М.Әуезов атындығы орта мектебіндегі басқару құжаттар құрастыру мен рәсімдеу талаптары.
3.1. Мекеменің құрылымы мен құжат түрлері..................................................
3.2. Басқару құжаттарының құрастырылуы мен ресімделуі...........................

Қорытынды.........................................................................................................

Кіріспе

Іс жүргізуде ұйымдастыру кәсіпорындағы іс қағаздарды жүргізу және оларды басқару жұмыстарының жиынтығымен сипатталады. Құжат дегеніміз кез келген кәсіпорындағы заңды немесе заңсыз тұлғамен толтырылған, арнайы басылып шыққан іс қағаздарына жазылған ақпараттар. Құжат жазбамен бірге туындады, алғашқыда мүліктік қарым-қатнас құралы ретінде кейіннен жазбаның дамуына байланысты, араласу құралы және ақпарат тарату арқылы қолданылды. Құжат адам ақыл ойының ең қажетті қоймасы болып саналады. Бұрыннан бері бізге әр түрлі жетті. Соның көмегімен, сол бұрынғы кездегі атомымыздың тарихын, тұрмыс ерекшелігін және әр түрлі қарым-қатынастарын біле аламыз.
Іс құжаттарын толтыру мемлекеттік стандартттарға сай орындалу, реквизиттердің дұрыс орналасуы болып табылады. Толтырылған әрбір құжаттың өзіне тән реквизиттері болады. Іс қағаздары басқару қызматіндегі негізгі бір сала. Ұйымдар мен мекемелердің, кәсіпорындардың қызмет ету барысында шығарған түрлі шешімдері, басқару істері, атқарған қызметі іс қағаздарынан айқын көрінеді. Сондықтан халық шаруашылығын басқаруды жетілдіруді, оны ұйымдастыру деңгейін көтеру онда құжаттармен жұмыс істеудің қаншалықты ғылыми негізделгеніне тікелей байланысты . Іс қағаздарын жүргізү – басқару процесінің ажырамас бөлігінің бірі болып табылады. Мекемелер арасындағы ақпарат алмасу хат, жеделхат, телефонхат сияқты құжаттар арқылы іске асады. Іс қғаздарын жүргізу – мекеме жұмыстарының нақты құжаттармен, деректер мен реттелеген, дәйектелген жүйесі.
XXI ғасырда тәуелсіз ел ретінде енген республикамыздың әлеуметтік, экономикалық, мәдени өмірде үлкен өзгерістер болып жатыр. Солардың ішіндегі ең өзектісі, ең алдымен қолға алынатыны – қазақ тілінің конституциялық мәртебесін мемлекеттің бүкіл аумағында, қоғамдық қоғамдық қатнастардың барлық саласында жүзеге асыру. Қазқастан Республикасының Президентінің жарлығымен бекітілген «Тілдерді қолдану мен дамытудың мемлекеттік бағдарламасы.» тіл саясатын іске асырудың алғашқы кезінде негізгі төрт бағытта іс шаралар жүргізеді. Соның бірі – ресми іс жүргізуді мемлекеттік тілге кезкң- кезең мен көшірудің нақты негізін жасау. Қалай десек те, республикада мемлекеттік органдар іс қағазын мемлекеттік тілде жүргізүге бет бұрды. Бұл үкен істің өзінен-өзі жолға түспейтіні әбден белгілі. Одан шығудың жолы – орыс тіліндегі нұқаларды негізге ала отырып, ана тіліміздің заңдылықтарын сақтап, ұлттық іс қағаздарымызды жүргізуді қалыптастыру. Ал осы ретте мемлекеттік және мемлекеттік емес органдарда, мекемелерде, ұйымдар мен кәсіп орындарды мемлекеттік тілде іш жүргізу, қатынас қағаздарын толтыру, жинақтап айтқанда, құжат айналымын іске асыру – бүгінгі таңда өткір тұрғын мәселе. Қазақ тілінің мемлекеттік тіл мәртебесін толыққанды жүзеге асыру үшін осы саладағы істі жандандыру керек, ал бұл мемлекеттік деңгейде енді - енді қолға алынып жатқан шара.
Қазақстан республикасындағы халықтар мәдиниетінің өзара әсері ең алдымен олардың тілдерінің бір – бірімен қарым қатынасы негізделеді. Біздің мемлекетіміздің саясаты еліміздегі барлық тілдердің гүлденіп өркендеуіне, өмірдің барлық саласында қолданылуына лайықталған бағыт ұстап отыр. 1997 жылы 11 шілдеде Қазақстан Республикасындағы «тіл туралы» заң қабылданып, 1998 жылы 5 қазанда Қазақстан Республикасының Призиденттің жарлығымен оны жүзеге асыруды мемлекеттік бағдарламасы бекітілді. Жоғары оқу орындары мен мектептерде, колледждер мен лицей, гимназияларда қазақ және орыс тілдерінде іс жүргізу арнайы оқытыла бастады. Іскерлік қатынастан жөнінде орысша – қазақша және қазақша орысша оқу құралдарының жеткіліксіздігі білім саласында ғана емес, күнделікті басқару, қарым – қатынас процестеріне де кедергі келтіреді.
Әрбір қызметкер мейлі ол қатардағы, не жоғары лауазым иесі болсын, әр түрлі іс қағаздарының – хат, арыз нұсқау, сенім хат т.б. жазылу, толтыру үлгісін білу қажет.
Басқару құжаттары ұйымдастырушылық бағыттағы істермен қатар күнделікті ағымдағы басқару мәселелерін де қамтиды. Басқару ұғымы ерте кезеңнен бастап пайда болдып және адамзаттың эр түрлі кезеңге аяқ басқан сайын өзгеріп отырды. Басқару ұғымын негіздеуге қатысты теориялық бірнеше көзқарас қалыптасқан. Жалпы қалыптасқан ұғым бойынша басқару дегеніміз – аса айырмашылығы бар функция. Қоғамдық еңбек процесінде өзендік табиғатына сәйкес қалыптасқан. Қандайда болсын қоғамдық жиын бір басқаруды қажет етеді. Ол жеке жұмыстар арқылы жалпы функция арқылы жүргізіледі. Себебі міндетті түрде талаптардың орындауын ғажет етеді.
Құжаттау дегеніміз – кез келген мекеменің қызметін әрекетін көрсететін құжаттарды жасау, толтыру. Бұған дайын құжаттармен жұмыс та, сондай- ақ оларды қабылдау, тіркеу, ол бойнша жұмыс істеу, орындалуын бақылау, құжаттарды қолдануға дайындау, мұрағатқа дайындау сияқты толып жатқан жұмыстар кіреді. Басқару қызметіндегі құжаттарды қарастыру мен талаптарға сай дұрыс және сауатты ресімдеудің маңызы өте зор.

I – тарау.Басқару құжаттарын құрастырудың ерекшелігі.
1.1 Құжаттарды толтыру және топтастыру.
Кәсіпорын үлкен болған сайын, оны басқарудың жүесіде күрделене түседі. Олай болса іске өкілеттілікті ажыратуға, құжат толтырудағы бірлескен іс әрекетке жауаптырақ қарауа тура келеді. Жарғы мен құрылтай шарты компанияны ашумен қайта құру және тарату жұмыстары тек құрылтайшылар мен акционерлер ғана істей аладытынын белгілеп береді. Олардың жиналысы ғана кәсіпорынның ұзақ мерзімді түпкі мақсатын айқындайды, компанияның басшылығы (директорлар кеңесін) жабық сайлайды не тағайындайды. Бұл органның құрамына кәсіпорынның ішкі бөлімшелерінің директорлары және басқа кәсіпорынның қаржы мекемелерінің өкілдері менеджерлар мен ғылыми қызметкерлер кіре алады. Жоғарғы басшылық органы тек маңызды мәселелерді ғана қарастырады. Атқарушы органның басшысы кәсіпорнды тікелей және күнделікті басқаратын президент не бас директор болуы мүмкін. Ағымдағы басқару құрылымы орталықтандырылған немесе орталықтандырылмаған болуы мүмкін.
Орталықтандырылған құрылымда барлық қызмет басқару жөніндегі вице- президентке бағынады. Басқа вице- президенттер ( өндіріс, транспорт, өткізу, қаржы т.б бойынша) президентке бағына отырып бөлімдер мен қызметтерді тікелей басқармайды.
Орталықтандырылмаған жүйе – арнаулы қызметтердің вице- президенттерге бағынуын қажет етеді.
Басқарудың өзара бағыныштылық тізбегі кәсіпорынның көлемі мен басқару қызметіне байланысты екі, үш және төрт звенолық жүйеден тұруы мүмкін. Басқарудың түпкі мақсатын таңдауда ең алдымен барлық басқару бөлімдерінің бақылауда болуын, жауапкершілігін және қызметтердіңнақты бөлінісін, тиімділікті басшылыққа алған жөн.
Құжат толтырудың біртұтас ережеін Қазақстан Республикасы ьәдениет ақпарат және қоғамдық келісім министрлігінің мұрағаттары мен құжаттарды басқару комитеті белгілейді. Мұндай соңғы ереже 1992 жылы 30 маусымда Қазақстан Республикасы министрлер Кабинеті бекіткен «Қазақстан Республикасында барлық ұйымдық – құқықтық нысандардағы кәсіпорындар, мекемелер мен ұйымдарда құжат толтыруды басқаруды және құжат жүргізүдің негізгі ережелері деп аталатын №562 қаулысы болып табылады. «Ережеде» құжаттарды толтырудың және құжат айналымын басқарудың нормалары айқындалған.
ГОСТ 6.10.1-88 бойынша Қазақстан Республикасында қызмет ерекшеліктеріне қарай «Құжаттолтырудың біріңғай жүйесі. Негізгі ережелер»(Алматы, 1992 ж.) белгіленгін. Осы мемелекеттік стандартқа сәйкес құжат толтырудың 16 біріңғай жүйесі бар:
1. жоспарлы;
2. есептік- санақтық;
3. алғашқы есептеу;
4. қаржылық және бухгалтерлік есептік;
5. ақшалай есеп айыру;
6. ұйымдық- өкімдік;